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知道为什么报销发票必须用胶水,不能用订书机吗?

2017/6/26 8:07:37??????点击:

经常报销的人,特别是经常出差的人,都得花费好多时间来粘贴报销发票。


贴发票是个技术活,把一沓一沓的发票贴到“小巧”的粘贴单上并非易事,特别是当停个车,花了几十块钱,肉疼之余,收费员却又给了一沓一块钱发票的时候,黑人问号脸……

有人总结了贴发票的技巧顺口溜,“先小后大,从下向上,从右向左,齐线齐边,超大折叠。”

 

 

很多时候想想,为什么非要用胶水,用钉书机一按,方便,省事儿,还整齐干净。何苦还非要一张一张用胶水粘贴起来?


但如果你这么干,送到财务那里,十有八九会被铁着脸退回来,重新用胶水一张一张粘贴……



那么,到底为什么凭证就不能用订书机这种快捷的方式?

 



原因来自于《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号),自2016年1月起施行,其中第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。原始凭证、记账凭证的保存期限由15年变为30年,总账、明细账的保存期限由15年变为30年。

 

这也没要求必须用胶水啊?


会计凭证要保存30年,你能想象一个公司累积下来堆成小山一样的凭证么?曾经还调研过一家公司,有一项业务就是在郊区建库房,专门为大公司提供凭据保管服务。

 

正是由于这30年的保管规定,才衍生出财务行业约定成俗的规矩,用胶水粘贴发票,不准用书钉!


  • 保存30年,书钉很容易生锈,会断掉。散了架的一堆凭证,会计们看到了会抓狂吧?

    • 原始凭证要附在记账凭证后面,都要进行装订,里面有书钉的话,装订机打孔可是个麻烦事。

      • 装订时,为保证厚度均匀,用书钉装订,很容易导致厚度不均。用胶水就可以粘贴的比较分散,每本凭据厚度会更均匀。

        • 保存这么久是为了日后查账,订书机订的发票比胶水粘的更容易脱落,财务人员要是发现发现凭证里掉了一张重要票据,那可得翻箱倒柜折腾上一阵儿的。


        • 订书机装订的发票是很容易被替换的,而胶水黏贴的则不然。特别是那种粘了很牢或者很久的发票,撕下来一定会有各种各样的痕迹,如发票残留或者纸张表面毁损。

          综上,行行有门道,当会计让你重新贴发票的时候,不管你觉得多无理,还是要多体谅一下。毕竟,你的报销还掌握在人家手里不是?
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